Systemer som hjelper deg å håndtere deltagere

Leter du etter en effektiv, smart og brukervennlig system for dine arrangement? Da har du sikkert googlet for å prøve å finne den rette løsningen – og det er du ikke alene om. Det er mange programmer på markedet. Billettsystem, påmeldingssystem og bookingsystem er tre varianter som ofte går i beina på hverandre. Det er fordi de løser utfordringen med å håndtere deltagere. Ser vi nærmere på systemene finner vi noen vesentlige forskjeller. Men hva er forskjellen på disse systemene?

Billettsystem for salg av plasser

Når du kjøper billetter til show, konserter eller forestillinger har du antagelig brukt løsninger som Ticketmaster eller Ticketco. Du kjøper billetten på nett og får den tilsendt på e-post. Informasjonen som skal samles inn i dette tilfelle er minimal. Du trenger kun kontaktinformasjon til deltageren, slik at du kan sende informasjon. Målet er å selge flest antall billetter slik at eventet blir fullbooket. Et billettsystem kan være det beste valget dersom du kun skal selge antall tilgjengelige plasser. Det gir veldig god kontroll i forhold til innsjekk, ettersom dette er hovedfunksjonen for systemet. Det er vanlig at deltageren får en QR-kode som skannes ved inngangen til eventet. Billettsystemer er altså perfekt om du arrangerer konserter, forestillinger, show og festivaler.

Bookingsystem for å reservere tid, sted eller ting

De fleste forbinder booking med hotell, overnatting eller reise. Men når vi bruker det nærmeste norske ordet, reservasjon, skjønner vi at det handler om å holde av en tid for en avtale, leie et møterom eller en hytte. Kanskje til og med leie utstyr som kajakk, dykkeutstyr eller klatreutstyr. Det har også blitt mer vanlig å booke hvilken tid du ankommer en fornøyelsespark, museum eller dyrepark. Det er rett og slett for å begrense antallet som skal sjekke inn samtidig og unngå kø.

Når du booker time hos en tannlege, kiropraktor, optiker eller frisør, så velger du hvem du skal til og kan velge et ledig tidspunkt i deres kalender. Deretter velger du hvilken tid du vil reservere i deres kalender. Det er utrolig fleksibelt for kundene, men passer best dersom du har få tilbud og det er enkelt for den som får bestillingen å ha oversikt. Bookingsystemet kan sende ut automatisk påminnelse om reservasjonen til kunden, og gjerne en ny påminnelse når kunden burde ha en kontroll igjen.

Påmeldingssystem for skreddersydde arrangement

Et påmeldingssystem egner seg godt dersom du skreddersyr arrangement og har kompliserte oppsett. Du kan enkelt lage en konferansepakke med påmelding for overnatting, middager, sesjoner på konferansen, transport, allergier og andre hensyn. Et påmeldingssystem passer dermed godt for seminar, kurs, messer og arrangement med mange variabler. Fordi et slikt system er veldig fleksibelt og har mange muligheter, kan det også brukes for å selge billetter og enkel booking. I flere påmeldingssystemer kan du ta betalt via skjema, og det er vanlig med ventelister, tidsfrister og muligheten for å sende e-post og sms. Med et påmeldingssystem blir det enkelt å ha kontroll på store arrangement med mange variabler og et stort antall deltagere.

Hvilket system skal jeg velge for håndtering av deltagere?

Aller først bør du tenke på hvilke type arrangment du har og hva du har mest av. Lag en oversikt over hvilke arrangement dere har, og hva dere trenger et system til. Kanskje kan en billettløsning være mer enn nok eller et bookingsystem hvor du får muligheten for å sette opp timeavtaler som kan reserveres. Hvis hovedvekten ligger på ulike type events og kurs, så kan et påmeldingssystem løse disse oppgavene. Fordelen med et system uansett hva du ender opp med, er at du får kontroll på alle events på et sted og flere kollegaer kan bruke systemet og samarbeide. Samtidig får oversikt over alle deltagerne og sparer tid på enklere håndtering.

For å finne systemet som passer for dere, må det noen undersøkelser til. Noen løsninger har abonnement med fast pris, mens andre løsninger tar en prosent av salget du oppnår. Både funksjoner, pris, datasikkerhet, personvern og supporttjenester er verdt å sjekke ut når du skal finne det som er perfekt for din bedrift.

Vil du prøve et påmeldingssystem?

Få tilgang til Pindena Premium slik at du kan teste systemet med dine kollegaer.
Send inn skjema for å få tilgang til prøveløsningen.