Utfordringer med grupper av deltagere

Sommeren er høytid for festivaler, intime konserter, aktiviteter for barn, leirer, cup og arrangement for familier. Med mange deltagere må du ha kontroll på både påmeldinger, kommunikasjon, priser og spesielle hensyn for hver enkelt. Hvis du i tillegg skal arrangere flere aktiviteter etter hverandre, eller på samme tid, så må du ha en tidsplan. Med en stor gruppe deltagere må du regne med endringer og avvik. En god måte å holde oversikten på er å bruke et påmeldingssystem. Da kan deltagerne endre påmeldingen selv eller melde seg av frem til et bestemt tidspunkt. Du vil alltid ha en oppdatert deltagerliste med oversikt over informasjon og status. Påmeldingssystemet har mange andre smarte funksjoner som gjør jobben din som arrangør enklere. Så senk skuldrene og ta imot noen gode tips.

Planlegg aktiviteten i god tid før du åpner for påmelding

Hvis du planlegger aktiviteten ned til detaljer, finner du fort ut hvilken informasjon du trenger fra deltagerne. Nå kan du ta i bruk det fleksible påmeldingsskjema og be om akkurat den informasjonen du trenger, samtidig som du får inn samtykke. Skal det være servering? Da bør du spørre om allergier. Skal arrangementet være langt fra kollektive tilbud? Da bør du spørre om deltagerne ønsker transport. Skal de få velge aktiviteter? Gi dem alternativene. Bruk påkrevde felter for informasjon som er helt nødvendig at deltagerne fylle ut. Da kan du bruke mye mindre tid på å administrere underveis, og deltagerne kan velge alternativer allerede ved påmelding. Et påmeldingsskjema er en god måte å strukturere informasjon på, og det er noe som hjelper deg i planleggingsfasen.

Ha orden på økonomien

Har du en aktivitet som krever store innkjøp og depositum som skal betales? Husk at det finnes enkle måter å ta betalt. Det er kjedelig å bruke masse tid på å fakturere i etterkant, hvis du enkelt kan ta betalt allerede ved påmelding. Hvis du tar betalt på nett, vil du få pengene i god tid før arrangementet, som gir deg litt mer spillerom. Du kan også velge å ta betalt for deler av aktiviteten, som et depositum og fakturere resten. Det er greit å vurdere ut ifra aktiviteten hvilke betalingsmåte du vil bruke, men som regel er det greit å ta betalt ved påmelding. I påmeldingssystemet kan du følge med på betalingsstatus og se betalingsrapporten.

Personvern for deltagere

Uansett hvor mange deltagere du har, er det enkelt å behandle persondata i et påmeldingssystem. Da er utgangspunktet at all informasjon er samlet på ett sted, og ikke i ti ulike lister. Systemet har innebygd personvern og hjelper deg å være en god behandligsansvarlig. Med automatisk sletting av persondata, trenger du ikke å huske på og slette opplysningene etter arrangementet. Skal du fakturere og har bedt om å beholde opplysingene for andre formål enn dette ene arrangementet, har du selvfølgelig ditt på det tørre.
Det finnes også automatisk sletting for sensitive opplysninger. Har du et felt for allergier, kan du velge at dette inneholder sensitiv informasjon. Denne informasjonen kan du slette raskt etter at arrangementet er ferdig.

På den måten har du full kontroll på deltagernes data. Og god samvittighet er noe vi alle liker å ha.

La påmeldingsansvarlig melde på barn

Det er mange aktiviteter for barn på sommeren, og det er helt nødvendig at en foresatt kan melde på egne barn. Dersom den foresatte selv skal delta, kan barna meldes på i samme skjema. Da vil den påmeldingsansvarlige motta påmeldingsbekreftelse og informasjon. Hvis det kun er barna som skal delta på aktiviteten, kan den foresatte melde de på og kun være kontaktperson. Dermed blir plassene på aktiviteten kun fylt opp av deltagere og kontaktpersonen vil motta e-post og sms.

Få full kontroll med filter i en digital deltagerliste

Nå kommer det helt geniale med påmeldingssystemet – deltagerfilteret. Du kan nemlig bruke informasjonen du har samlet inn til å sortere deltagere. Du kan raskt og enkelt finne ut hvor mange som trenger transport, hvor mange som har allergier eller hvor mange som skal delta på de ulike aktivitetene.

Filteret henter inn alle feltene som ligger i påmeldingsskjema. Det vil si at du kan sortere på de som har valgt «ja» på transport. Hvis du har lagt inn alternativer for stoppested, kan du sortere på det. Men hvorfor er dette så genialt? Jo, nå kan du sende en melding til de som skal gå på ved Espa at bussen kommer til Espa Servicesenter mandag 3. juni kl. 11.30. Systemet plukker deltagerne utifra filteret du har valgt, så dersom noen har byttet stoppested etter at du planla utsendelsen, vil alle få riktig informasjon. Dette skaper mindre støy, da alle får akkurat den informasjonen de trenger.

Enkelt å fylle opp alle arrangement og aktiviteter

Jo mer du kan sette i system ved påmelding – jo bedre er det. Hvis det er et begrenset antall plasser på aktivitetene som kan velges, kan du sette maks antall tilgjengelige plasser. Systemet vil holde orden på plassene for deg, slik at du ikke må stokke om på deltagere i etterkant. De fleste arrangører ønsker seg fulle arrangement, og her kan en venteliste gjøre susen. Ved å tillate endringer frem til et tidspunkt du selv bestemmer, kan deltagerne endre påmeldingen, så fremt det er ledig. Det gjør det enkelt både for deltageren – og for deg.

Du kan også begrense plasser innenfor en aktivitet. Dermed kan du allerede ved påmelding styre tilgjengeligheten på klatrekurset og riding ved å sette maks 20 deltagere på hver aktivitet. Hvis en aktivitet er veldig populær, kan du omdisponere ressurser og endre antall plasser. Ved å tilpasse deg etterspørselen, er det større sjans for å fylle opp plassene helt.

God kommunikasjon med deltagere er essensielt

Ved alle arrangement er kommunikasjon en viktig faktor, og enda viktigere hvis det skal foregå mange aktiviteter samtidig med mange deltagere. Her får du en stor fordel med den digitale deltagerlista i påmeldingsysstemet. Du kan planlegge utsendelser slik at e-postene blir sendt på et gitt tidspunkt. Når påmeldingen er stengt for endring kan det være fint å komme med generell informasjon og et program. Senere kan du sende huskelister, påminnelser og oppdateringer dersom det skjer endringer. Du kan gjerne sende noen meldinger til alle, mens spesielle beskjeder kan du sende kun til deltagerne det gjelder. Slik unngår du å lage støy til i innboksen til deltagerne. Du vil oppdage at kommunikasjon spiller en viktig rolle for å ha et vellykket arrangement. Derfor bør du ha en plan for å kommunisere, og et verktøy som gjør det enkelt for deg å både planlegge og handle raskt ved behov.

Med et påmeldingssystem vil du få full kontroll på håndtering av deltagerne.

Vil du vite mer om fordelene med et påmeldingssystem?

Ta kontakt med oss for en prat om påmelding og få tilbud på Pindena Premium påmeldingssystem.