Planlegg i god tid

Hvis du skal gjennomføre aktiviteter i sommer hvor du må samle inn opplysninger om deltagere, så er det lurt å finne et verktøy som gjør jobben din enklere. Her finnes det mange varianter på markedet, og det kan ta litt tid å finne riktig leverandør. Finn ut hvilke funksjoner du ønsker deg. Er det viktig med fleksible skjema som kan innhente mange opplysninger? Skal du selge billetter? Vil du ha automatisk håndtering av venteliste? Skal deltagerne få lov til å endre påmeldingen eller melde seg av etter registrering? Skal du tilby earlybird billetter ved tidlig bestilling? Å finne en løsning som dekker dine behov kan være tidkrevende. Men til gjengjeld vil organisering av aktivitetene gå mye enklere når du har planlagt i god tid og bruker riktig verktøy. En ekstra bonus er det om du kan kopiere oppsettet av aktiviteter, så sparer du masse tid på planlegging neste år.

Vurder antall deltagere for å velge riktig verktøy

Skal du bare ha noen aktiviteter for små grupper, kan du vurdere å bruke et digitalt skjema som Google Forms eller Microsoft Forms. Disse løsningene og andre gratis varianter av online skjema hjelper deg å samle inn opplysninger. Men du må selv finne en måte å kommunisere med deltagerne på. Det kan kreve en ekstern løsning, som gjør at du må eksportere og importere data mellom løsninger. Det kan fort føre til en glipp hvor noen deltagere ikke får informasjonen de burde ha. Finn ut om du vil håndtere e-post og sms med én og én deltager, eller om du ønsker et system hvor du også kan håndtere kommunikasjon. Det er alltid kjekt å kunne få kontakt med deltagerne, informere og samle inn nyttige opplysninger i forkant. Selv om du bare skal ha noen få aktiviteter, så kan det å holde styr på allergier, overnatting eller andre opplysninger være god nok grunn til å bruke et påmeldingssskjema. Vurder hvor mye opplysninger du trenger og hvor mange deltagere du skal holde styr på. Husk at det fort kan bli mer jobb å håndtere deltagerne enn du tror.

Enkel kommunikasjon i et påmeldingssystem

Hvis du skal ha en eller flere aktiviteter av en viss størrelse, bør du bruke noen kroner på et system. Det kan hjelpe deg å holde orden på flere arrangement samtidig og gjør jobben mer effektiv. I et påmeldingssystem er det inkludert utsendelse av e-post og kommunikasjon skjer raskt og enkelt. Du kan planlegge meldinger til deltagerne, lage utkast og velge deltagere med et filter. Dersom du skal organisere flere aktiviteter samtidig eller ha overlappende arrangement, vil du kunne ha full kontroll på deltagerne. Du vil også få en god oversikt over status, betalinger og kan enkelt ta ut rapporter eller dele deltagerlista med medarrangører. Skal du sende ut påminnelser eller link til QR-kode for innsjekk, er det perfekt å kunne sende sms til alle deltagerne med få tastetrykk. Fordelen med et påmeldingssystem er at du har all hånderingen av deltagere på ett sted.

Betaling på nett – effektivt og lett

Skal du ta betalt, kan du bruke et påmeldingssystem og ta betalt på nett før arrangementet starter. Det gir god kontroll og det er enkelt for deltagerne å melde seg på og betale samtidig. Det finnes mange betalingsløsninger på nett, og leverandører av påmeldingssystem har gjerne ulike opplegg for betaling. Noen har finanskonsesjon og håndterer pengene for deg, mens andre lar deg velge betalingsleverandør og styre med pengene selv.

Husk at på aktiviteter med betaling vil det være ganske vanlig å ha en avmeldingsfrist, slik at deltageren ikke får refundert penger når aktiviteten nærmer seg. Evnt kan du ta et depositum som ikke betales tilbake. Her kan det være greit å bestemme reglene på forhånd og lage salgsbetingelser. Undersøk hvordan systemet hjelper deg å holde orden på frister og betaling.

Å ta betalt på forhånd gir fordeler både for deg som arrangør og for deltageren. Du får dekket kostnadene fortløpende, fremfor å bruke av egne midler – som gir god likviditet. Deltageren får full oversikt over kjøpet og kan gjøre seg ferdig med både bestilling og betaling – alt i en og samme operasjon.

Trenger du et system for å publisere dine arrangement?

Sjekk ut sommerkampanjen, hvor du får hele 20% på et helt premium påmeldingssystem 👇🏻