Få oppdatert data i økonomisystemet automatisk

Når arrangøren åpner påmeldingen til et event vil det tikke inn en betaling for hver registrering. Deltageren mottar en ordrebekreftelse og den må følges opp videre. Regnskapsføreren må fakturere, sørge for at betalinger blir bokført og regnskapet avstemt. Hvis påmeldingssystemet og økonomisystemet kobles sammen, vil ordre med kontaktinformasjon sendes til økonomisystemet helt automatisk – og betalte ordre blir automatisk bokført. Det sparer regnskapsføreren for mye arbeid.

Automatisk overføring fjerner en kilde til feil i regnskapet

Automatisk overføring av data sparer deg først og fremst for tid, men det fjerner også en kilde til feil. Ordre fra påmeldingssystemet vil dukke opp i ordreoversikten med all data fra bestillingen. Ved å benytte påmeldingsskjema med påkrevde felt for utfylling, får du inn all informasjonen du behøver og slipper å bruke tid på å etterlyse informasjon. I Pindena er feltet for organisasjonsnummer koblet mot Brønnøysundregisteret, slik at deltageren enkelt finner riktig fakturainformasjon for sitt firma. På den måten vil all informasjon være nærmere 100% korrekt, og det blir enkelt å sende faktura til firma eller deltageren. Når ordren overføres til regnskapet kobles den til eksisterende kunde. Dersom kunden ikke er registrert, opprettes et nytt kundekort automatisk. Mindre manuell jobb, betyr mindre sjanse for feil og når alt kommer til alt, så er det også tidsbesparende.

Få kontroll på endringer underveis

Som med alle arrangement, skjer det gjerne at deltagere endrer påmeldingen underveis eller ønsker å avbestille. Skal deltageren betale for flere produkter enn først bestilt, sendes det en kredit på ordren samtidig som det opprettes en ny ordre – helt automatisk.

Hvis deltageren har brukt betalingsløsninger for kort eller Vipps, må de betale på nytt i skjema. Da kan det krediteres fra betalingsleverandøren og deltageren kan betale det nye beløpet.

Både regnskapsfører og arrangør får god oversikt over endringer underveis. Arrangøren kan følge med på status og loggen for deltagerne i påmeldingsystemet, mens regnskapsføreren har full kontroll på pengeflyten i økonomisystemet.

Koble produkter sammen i systemene

For å ta betalt for billetter, konferansepakker, kurs og deltageravgift må du ha et produkt med en pris og mva-sats. Du kan lage både produkter og pakkeprodukter med ulike priskategorier. Produktene vil bli ordrelinjer i regnskapet, og du kan på forhånd knytte produktene fra Pindena til produkter i økonomisystemet. På den måten blir produktene dine automatisk plassert på riktig konto. Enda en tidstyv du kan arrestere der altså.

Spar verdifull tid – skaff deg integrasjon

Med integrasjon i påmeldingssystemet får du bedre kontroll på regnskapet og mindre arbeid med fakturering og oppfølging. Hvis du velger å bruke betalingsløsninger som kort eller Vipps, vil det føre til at betalingen kommer raskere inn på konto, og dermed vil bedriften få bedre likviditet og du kan kanskje unngå å bruke inkassoselskap for ubetalte fakturaer. Integrasjonen mellom Pindena Premium og økonomisystemet vil overføre ordre automatisk og blir fort et rimelig alternativ ved å unngå manuelt og tidkrevende arbeid.

Alle økonomisystem kan integreres med Pindena ved bruk av EHF-ordre format og Pindena har ferdig integrasjon med PowerOffice Go, Visma Enterprise Plus og Tripletex.

Send oss dine spørsmål om integrasjon med økonomisystem 👇🏻