Nå for tiden må de fleste delta på digitale arrangement, og noe sier oss at digitale kurs og konferanser har kommet for å bli. Digitale arrangement har faktisk flere gunstige fordeler.

Den 12. mars 2020 ble et veiskille for alle som arrangerer fysiske kurs og konferanser. Fra den dagen av måtte alle disse arrangørene snu seg rundt og tenke nytt – de måtte tenke digitalt. 

Live streaming av konferanser, digitale kurs og webinar har blitt den nye hverdagen.

Sparer tid og penger 

To av de største fordelene med digitale arrangement er at du både som deltaker og arrangør sparer tid og penger. Som deltaker trenger du ikke tenke på utgifter knyttet til reise og eventuell hotellovernatting. Du kan logge deg på konferansen eller webinaret fra hjemmekontoret eller arbeidsplassen – effektivt og økonomisk gunstig med tanke på tid og penger spart. Det blir også enklere for deg å delta på flere digitale konferanser og kurs siden du ikke trenger å beregne mye tid på reise. 

Som arrangør slipper du blant annet å leie store lokaler med nok plass til alle deltakere, sørge for servering, eventuell innlosjering og transport. Det sparer deg for mye tid med tanke på planlegging og oppfølging underveis, samt den faktiske kostnaden i forhold til leiepriser, eventuelle lønninger og innkjøp. I tillegg slipper du også den økonomiske risikoen det er å booke lokaler og tjenester som viser seg å gå i minus og gi tap. Du kan heller bruke tid og penger på for eksempel å hente inn flere interessante foredragsholdere.

Får større målgrupper 

Nettopp det at deltakere sparer både tid og penger ved å slippe reisevei, gjør det mulig for flere å delta. Om deltakere logger seg på fra Finnmark, Oslo eller London spiller ingen rolle. Dette gir arrangøren muligheten til å nå ut til nye målgrupper. Plutselig kan man delta på et digitalt frokostseminar fra Alta, som fysisk ville ha funnet sted i Oslo, for eksempel. Terskelen for å nå ut til flere blir lavere når arrangementet er digitalt. 

Slipper uforutsette utfordringer

Hvem har ikke vært på en konferanse hvor en foredragsholder har blitt forsinket eller aldri dukket opp på grunn av kansellerte fly, rushtrafikk eller strømstans på toget? Dette er en faktor arrangøren ikke kan råde over, men som allikevel blir veldig utslagsgivende for et arrangement.

Man har planlagt og gledet seg i lengre tid, og så glipper alt på målstreken på grunn forhold arrangøren ikke rår over. Eller det kan være du som deltaker får kansellert reisen til konferansen du har gledet deg til på grunn av dårlig vær. Dette er ufordringer man slipper å bekymre seg for når arrangementet er digitalt.. 

Bra for miljøet

Å slippe lange reiser er selvsagt også positivt med tanke på miljøet. Eksempelvis gir færre flyreiser mindre utslipp og færre store hotellbuffeter reduserer matsvinn. Dette er også et viktig aspekt å ta med.     

Fortsatt viktig med et godt påmeldingssystem

Selv om arrangementet avholdes digitalt, må man håndtere både arrangementet og deltakere på en profesjonell måte.

• Ha oversikt over hvor mange som skal delta, og hvem deltakerne er 
• Kunne kommunisere enkelt og effektivt med deltakere før, under og etter arrangementet
• Ha mulighet til å sende ut evaluering av arrangementet i etterkant
• Tilby en god betalingsløsning dersom det koster penger å delta på arrangementet