Den fysiske delen av arrangementet gjennomføres i et lokale (eksempelvis egne kontorlokaler eller kanskje i et strømmestudio), med et begrenset antall publikum tilstede i salen. Resten av arrangementet foregår digitalt, og deltakerne er med via strømming og/eller et videokonferanseverktøy (Teams, Zoom, Hangout eller lignende). Her er antall deltakere mye mer fleksibelt. 

Hvorfor har hybridarrangement blitt så populære? 

Hybridarrangementet er et resultat av Covid-19 som har tvunget arrangører til å tenke nytt. 

På et hybridarrangement kombinerer man digitale konferanseverktøy med det å møtes under samme tak – ansikt til ansikt. Antall deltakere som er fysisk tilstede er begrenset, mens antall deltakere som deltar digitalt er mye mer fleksibelt – det kan være alt fra noen titalls til hundrevis. Det gir arrangementet mer liv og dynamikk at det faktisk er flere deltakere fysisk tilstede, derfor har denne formen raskt funnet sin plass og blitt en alternativ måte å arrangere konferanser og kurs på. Man ser også at denne arrangementsformen har flere fordeler fremfor både tradisjonelle fysiske arrangement og heldigitale arrangement . Her skal vi se nærmere på noen av disse fordelene. 

Hva er fordelene ved et hybridarrangement? 

1. Mer dynamikk
2. Dekker alles behov
3. Større rekkevidde
4. Mer engasjement
5. Bedre for miljøet
6. God sjanse for gjennomføring

Noen deltagere fysisk tilstede skaper mer dynamikk 

Når en konferansier eller foredragsholder må snakke inn i kamera uten deltakere fysisk til stede i samme rom, får ikke vedkommende den øyekontakten og responsen som gir dynamikk og energi til presentasjonen eller foredraget. Det kan derfor føles unaturlig og bli lite inspirerende å høre på. 

Dersom konferansier eller foredragsholder som står på scenen har et publikum tilstede som de kan få øyekontakt med og direkte respons fra, vil de opptre mer avslappet og være i en setting som føles mer naturlig og ekte. Da blir det med én gang en annen og mer dynamisk stemning, fordi det ikke bare blir en “monolog” fra foredragsholder til deltakere. 

I pauser og til lunsj kan de som er fysisk tilstede mingle og etablere nettverk. Dette lar seg ikke gjøre på samme måte med et heldigitalt arrangement, og derfor vil man med et hybridarrangement klare å engasjere og involvere deltakerne på en annen måte enn det som er mulig med et heldigitalt arrangement.

Ja takk – begge deler 

Et vellykket hybridarrangement er en brobygger mellom digitale og fysiske arrangement. Deltakerne får alle fordelene ved den virtuelle møteplassen, men noen får også alle fordelene ved å møtes fysisk. Med et hybridarrangement kan du med andre ord dekke behovet til både de som foretrekker å delta på et fysisk arrangement, og de som foretrekker å delta digitalt. 

Flere deltakere gir større rekkevidde 

Et hybridarrangement kan bidra til at du når bredere ut og får flere deltakere. Det å slippe reisevei gjør at muligheten til å få med seg et arrangement uten å måtte fysisk reise dit gir et større geografisk nedslagsfelt. Dette betyr at du med et hybridarrangement vil kunne nå en målgruppe som kanskje ikke er interessert i å delta på et fysisk arrangement. Et hybridarrangement eller digitalt arrangement gir mange flere mulighet til å delta. 

Selv om fysiske møteplasser gir de aller mest engasjerende og kanskje også de mest minnerike deltakeropplevelsene, vil det alltid være noen som ikke har tid eller mulighet til å reise til arrangementsstedet. Dette kan også skyldes at mange fysiske arrangementer og konferanser vil være kostbare å delta på for enkelte, særlig dersom det er lang reisevei og behov for overnatting. Disse faktorene kan bidra til at færre melder seg på. 

Et hybridarrangement gir derimot folk muligheten til delta fra kontoret eller hjemmefra. Dette sparer reiseomkostninger og dessuten er det ofte også billigere å delta på nett. Med andre ord kan arrangøren få flere deltakere ved å gå fra den fysiske møteplass til en hybrid møteplass. 

Mer engasjement og flere involverte deltakere 

Alle vet at det er viktig å involvere deltakere underveis på et arrangement og la de som har innspill og kommentarer, få lov til å komme med dem. 

Ved å ha en del av arrangementet digitalt åpner du opp for større muligheter for engasjement og involvering enn hva du vil klare på et utelukkende fysisk arrangement. Dette kommer av at de som deltar digitalt, er aktivt med via smarttelefon, nettbrett eller PC/Mac. De kan få mulighet til å si noe, avgi stemme eller delta på meningsmåling. 

For eksempel kan en videokonferanseløsning brukes i kombinasjon med strømming. De som deltar hjemmefra eller fra kontoret, kan bli med i møtet og få mulighet til å gi innspill eller sende inn spørsmål. 

Eller kanskje du ønsker å legge til rette for de som kvier seg for å sende inn åpne spørsmål eller å ta ordet i forsamlinger? Et godt påmeldingssystem tilbyr ofte verktøy for spørreundersøkelser. Å stille noen enkle spørsmål eller la deltakere sende inn sine innspill og kommentarer underveis.

Redusert miljøbelastning 

Selv om det alltid vil være nødvendig og ønskelig å ha fysiske møteplasser, kan det å lage hybride arrangementer og konferanser imøtekomme de deltakere som ønsker å redusere eget karbonavtrykk. På denne måten kan de både delta på arrangementet ditt og bidra til å redusere CO2-utslipp. For deg som arrangør vil en grønn profil på arrangementet også være positivt for merkevaren og omdømmet. 

Hybridarrangement imøtekommer nye behov 

Covid-19 og alle de hensyn man har måttet ta på grunn av denne pandemien har endret mye. Store målgrupper har fått nye behov, kurs og konferanser må derfor tilpasses deretter. Med hybridarrangementer blir du i stand til å imøtekomme både de som foretrekker å delta på et fysisk kurs eller konferanse, og de som foretrekker å delta digitalt. Det å kunne tilby hybridarrangement eller heldigitale arrangement gjør det mulig å gjennomføre kurs og konferanser selv under strenge begrensninger på grunn av eksempelvis smittesituasjon. Uten en hybrid eller digital plattform å falle tilbake på må du som arrangør kanskje avlyse eller utsette og en dine deltakere vil kunne velge et konkurrerende alternativ. 

Vi hjelper deg gjerne! 

Etter Covid-19 er det risikabelt ikke å ha lagt til rette for en digital eller hybrid utgave av kurs og konferanser. Særlig når det finnes så mange gode tekniske løsninger på markedet. Ved å legge til rette for en hybrid møteplass sørger du for å stå sterkere, siden det gir deg muligheten til å få mange nok påmeldte selv om antallet fysiske deltakere må være redusert. 

Med vårt påmeldingssystem får du et godt verktøy til å administrere dine arrangement – både hybride, fysiske og digitale.