Du kan få full kontroll på din konferanse og deltagere i et fleksibelt system som håndterer påmelding og betaling. Om du arrangerer kun én konferanse i året eller om du jobber med å arrangere konferanser for andre, så kan et påmeldingssystem være en smart og kostnadseffektiv løsning.

Lag eget design og oppsett for konferansen

Når du setter opp konferansen i påmeldingssystemet, får du en egen nettside. Du har mulighet til å lage flere sider slik at du kan strukturere informasjonen om konferansen. På forsiden kan du skrive om tema, tid og sted. Programsiden kan inneholde informasjon og bilder om foredragsholderne og kontaktskjema vil gjøre det enkelt for deltagerne å kontakte deg. Alle sider kan inneholde bilder, video eller andre dokumenter. Du kan også lage et fint design ved å legge til bakgrunnsfarge, bilder og formatere teksten. Linken til påmeldingen kan du dele på din nettside, så deltagerne enkelt finner frem.

Smarte funksjoner for deltagerhåndtering

Med et pålitelig system trenger du ikke være bekymret for å miste kontroll når du har mange deltagere på en konferanse. Det sendes automatisk påmeldingsbekreftelse med kvittering, og påmeldingen stenges ved fristen du har satt. Du kan håndtere venteliste og kommunisere med deltagerne. Send sms og e-post til deltagere i bulk, alle samtidig eller bruk filter for å sende til en bestemt gruppe. For eksempel de som skal ha busstransport fra flyplassen. Du har til enhver tid oversikt over hvem som er påmeldt og har betalt.

Ta betalt ved påmelding eller send faktura

Ved påmelding kan deltagerne betale med Vipps på nett gjennom påmeldingsskjema. Du kan også ta betalt med kort via NetAxept eller Stripe. Deltageren får en kvittering på e-post sammen med påmeldingsbekreftelsen. Du kan også aktivere faktura, slik at deltageren får en ordre ved påmelding. Fakturaen sender du fra regnskapssystemet i etterkant. Har deltageren fått valget om delbetaling, kan du sende faktura i flere omganger. Det er mulig å spare tid på administrasjon av ordre ved å integrere Pindena med ditt økonomisystem. Dersom du skal håndtere mange tusen ordre i året, kan dette fort lønne seg.

Enkel håndtering av overnatting med hotellbooking

Overnatting er høyst aktuelt på en konferanse og bookingen kan du organisere i påmeldingsskjema i det deltageren melder seg på. Sørg for å ha avtale med de aktuelle hotellene og legg inn antall rom og kapasitet i påmeldingsskjema. Hotellbookingen skjer i sanntid i skjema, så du unngår dobbeltbooking. Du kan eksportere detaljer om overnatting til hvert hotell, slik at de har oversikt over hvilke deltagere som kommer og hvilke alternativ de har valgt.

Registrer deltagere ved oppmøte

Den beste måten å vite hvor mange deltagere som er til stede, og hvem som har møtt opp er ved registrering. I systemet kan du velge å aktivere QR-kode, slik at hver deltager får en unik kode i påmeldingsbekreftelsen. Med Pindena Innsjekk app kan du skanne QR-kodene når deltagerne skal registrere seg på konferansen. Du kan også lage QR-koder for enkelte soner/sesjoner hvor deltagerne registrerer seg selv ved å skanne koden og fylle ut et enkelt skjema. På den måten vet du også hva deltagerne faktisk deltok på, dersom det er åpne sesjoner.

Fordelene med å bruke Pindena til konferanser

• Ingen avgift pr deltager
• Vis påmeldingen på din nettside
• Fleksibelt skjema
• Lag ulike priskategorier
• Venteliste håndtering
• Hotellbooking
• Automatisk påmeldingsbekreftelse
• Betaling med Vipps, kort eller faktura (EHF)
• Registrer oppmøte med QR-kode app
• Send e-post og sms fra systemet
• Integrasjon med økonomisystem

Trenger du et system til din neste konferanse?

Fortell oss hva vi kan hjelpe deg med, be om en demo eller gratis prøveløsning: