Lag en god plan for markedsføring av arrangementet ditt

Når du skal spre ordet og få deltagere til et arrangement, kan du nå ut ved å markedsføre tidlig. Noen kanaler fungerer best å bruke i forkant for å skape oppmerksomhet rundt et kommende arrangement.

Andre kanaler egner seg bedre underveis, for å lokke til seg de du ønsker skal delta ved en senere anledning. I etterkant av arrangementet er det smart å smi mens jernet er varmt og friste med nye kommende arrangement. 

I planen definerer du hvem målgruppen er, når markedsføringen skal starte, hvilke kanaler du skal bruke i de ulike fasene og informasjonen som skal være med. Det er lurt å dele markedsføringen inn i faser: 

• Før arrangement 
• Underveis i arrangementet 
• Etter arrangementet

I alle type kanaler og på ulike flater bør du huske på å oppfordre til å melde seg på gjennom ulike calls to action. Her må du teste deg frem og finne ut hva som fungerer. Dette er våre tips til å oppnå de beste resultatene:

Markedsføring i forkant av et arrangement

Inviter kjente deltagere med nyhetsbrev 

Dersom du har lister over nyhetsbrevmottakere og deltagere fra tidligere arrangement, kan du bruke disse listene (om det er gitt samtykke) og sende ut nyhetsbrev med informasjon om kommende arrangement. I påmeldingssystemet kan du ta ut en liste over tidligere deltakere, og kanskje friste med rabatt hvis de er tidlig ute med å melde seg på – såkalt “early bird rabatt”. 

Nå flere i målgruppen med Facebook 

På Facebook kan du opprette et arrangement og invitere dine følgere. Her er det nok langt fra alle dem som klikker på “skal” eller “er interessert” som faktisk melder seg på eller dukker opp, men du får en pekepinn på responsen og kan se hvem som kan tenke seg å delta. 

Du kan følge opp med informasjon gjennom annonsering til de som har vært inne på landingssiden og lest om arrangementet ditt uten å melde seg på. Du kan gjerne sponse arrangementet slik at det får større nedslagsfelt og på denne måten nå ut til mange flere i målgruppen. 

Spre ordet på LinkedIn

Dersom det er faglig innhold, kan LinkedIn egne seg svært godt for å markedsføre arrangementet. Opprett et arrangement, lag en annonse eller spons en artikkel om arrangementet slik at det når ut den riktige målgruppen. Husk link til påmelding. Følg gjerne opp ved å dele arrangementet på nytt når det nærmer seg og informer om hvor mange som har meldt seg på, eller at det kun er få plasser igjen. Slik får eventuelle etternølere også muligheten til å delta.  

Send invitasjoner fra et påmeldingssystem

Dersom du har et påmeldingssystem er dette selvsagt en ypperlig kanal for å opprette et arrangement på nett og dele lenken eller sende en personlig invitasjon. I systemet får du god oversikt over deltagernes status og du kan enkelt følge opp deltagere som ikke har svart.

Tradisjonell markedsføring

For noen type arrangementer kan mer tradisjonelle metoder være verdt å prøve. I denne digitale verden kan slike kanaler være riktig for akkurat ditt arrangement. Hvis du har jevnlig kurs eller webinar, kan du markedsføre den årlige konferansen til deltagerne her. Du kan begynne med å annonsere datoen til potensielle kunder og deretter publisere foredragsholdere og program etterhvert for å holde interessen oppe. Om du har et arrangement som er åpent for publikum, kan du prøve en annonse i den trykte elelr digitale utgaven av avisa. Infoskjermer på kjøpesenter, ved kollektive knutepunkt eller på baksiden av en buss akn også være effektivt. Du kan enkelt trykke en qr-kode som gjør det enkelt å komme inn til digital påmelding til arrangementet.

Markedsføring under arrangementet

Vis de aktuelle deltagere som ikke meldte seg på arrangementet ditt hva de går glipp av. Trigg følelsen av at dette skulle de gjerne ha fått med seg, slik at de ønsker å delta på neste arrangement.  

Synlighet på Instagram, Snapchat og Twitter 

Du kan bruke sosiale medier som Instagram, Snapchat og Twitter til å gi deltagerne og andre følgere status underveis i arrangementet ditt. Du kan vise hvem som holder innlegg og presentasjoner, vise bilde av en fullsatt sal med forventningsfulle deltagere før det braker løs, gi status fra de ulike temaer som tas opp og intervjue noen av deltagerne.

Hvis du har en konsert, er det få ting som er mer effektivt enn å vise frem den gode stemningen underveis. Denne måten å markedsføre på bidrar til synlighet og å oppmuntrer andre til å delta ved neste anledning. På Instagram kan man bruke en miks av story og innlegg. Story er uformelt “her og nå” og forsvinner etter 24 timer, mens innlegg blir lagret som bilder på deres konto. Hold deg oppdatert på de nyeste trendene og hiv deg på bølgen!

Få PR fra deltagere

Ditt arrangement kan få mye synlighet fordi deltagerne flittig dokumenterer hvor de er til enhver tid, og deres venner eller kollegaer ser hva de går glipp av. Ved å lage en unik hashtag for arrangementet kan du få en egen side på Instagram som viser alle bilder tatt av både arrangør og deltagere. Å markedsføre arrangementet på denne måten krever litt planlegging, men det er effektiv og veldig moro når det fungerer.

Markedsføring i etterkant av arrangementet

Lag en oppsummering av arrangementet som du kan spre via sosiale medier, på egen nettside og via nyhetsbrev. Informerer gjerne om kommende arrangement og gjør det mulig for interesserte å melde seg på tidlig. Kanskje du kan lokke med early bird billetter og komme i gang tidlig med billettsalget? Det er også svært positivt med uttalelser fra deltagere i oppsummeringen. Du kan gjerne innhold som video, en kort takketale eller samle et knippe med bilder fra arrangementet.

I denne fasen er det nyttig å ta i bruk verktøy som Google Analytics og analysere trafikken gjennom hele prosessen godt. Bruk data for å finne ut hva som fungerte bra og hva som fungerte dårlig.

Få oversikt med et påmeldingssystem 

En digital deltagerliste er et godt utgangspunkt for videre kommunikasjon etter et arrangement. I påmeldingssystemet kan du sende invitasjoner til relevante arrangement. En e-post fra en kjent arrangør har større sannsynlighet for å nå mottakeren og det er en lavere terskel for å melde seg på.