Hvor skal jeg starte? 

Det kan være du har en idé til et helt nytt konsept, eller vil starte et kjent konsept i din by. Kanskje du skal være med å arrangere en konferanse eller en messe som er godt etablert, eller et frokostmøte eller event for ditt firma. Uansett vil arrangement bestå av flere faser:

• Idé
• Planlegging
• Gjennomføring
• Evaluering

Selv en erfaren arrangør trenger å gå igjennom alle disse stegene. Er du med som arrangør for første gang, så kan det være mye å lære av de som har gjort det før deg. Ikke vær redd for å stille spørsmål, ta på deg nye oppgaver eller komme med dine idéer. Det kan være nettopp derfor du har blitt spurt.

Ta deg tid til nye idéer

Hvis du skal arrangere et godt etablert arrangement, så er det lett å tenke at du kan hoppe over idéfasen. Dette har blitt gjort hundre ganger før. Men det er aldri dumt å stikke fingeren i bakken og se tilbake på fjorårets arrangement. Hva gikk galt? Hva fungerte bra? Hvorfor ble underholdningen forsinket? Var det god nok kontroll ved innsjekking? Nye idéer kan være med å løfte arrangementet enda noen hakk. Om du er erfaren eller helt ny som arrangør, så er idéfasen viktig.

Forbered deg godt

Det kreves mye forberedelser og nøye planlegging for å gjennomføre et vellykket arrangement. Og det er mange ting å tenke på, alt etter hvor stort arrangementet eller eventen skal være. Du må tenke på:

• Overordnet mål med arrangementet
• Konsept til program
• Underholdning
• Leie av lokale
• Samarbeid med partnere
• Medarbeidere
• Bevertning
• Overnatting
• Ta gode miljøvalg med tanke på bærekraft
• Transport

Husk at det er folk du skal planlegge for. Hva vil du at gjestene skal oppleve, og hvordan kan du sikre at de går fornøyde hjem? 

Du kan legge inn ekstra tid i programmet for å unngå stress og forsinkelser eller by på forfriskninger. Sørg for god kommunikasjon på forhånd, men bruk også skilting på arrangementet og sørg for at du har folk som har tid til å svare på spørsmål ved innsjekk. Det skal ikke så mye til for å få fornøyde gjester. Hemmeligheten ligger i planleggingen av detaljene. Gjør det lille ekstra ved å sette opp en fotovegg, pynt med et spesielt tema, del ut gaveartikler, print ut navnlapper eller legg litt ekstra kjærlighet i sceneoppsett og lys. Med god planlegging, er det enklere å lykkes. Husk også at det er lurt å ha en plan B, dersom du må flytte, avlyse, utsette arrangementet eller hvis noe oppstår underveis. Uansett hva du skal arrangere, så er gode planer nøkkelen til suksess.

Ha fokus på deltagerne

Et arrangement kan ikke gjennomføres uten deltagere. Sørg derfor for å ivareta deltagernes behov slik at hele opplevelsen blir en god. De må få riktig informasjon på forhånd, det må være enkelt å melde seg på og betale. I tillegg burde du følge opp med viktige beskjeder når arrangementet nærmer seg og også underveis dersom du gjennomfører et større arrangement. Hvis du har et arrangement med mange deltagere, kan jobben med å kommunisere og sørge for at alle har oppgitt all informasjon og betalt i tide bli enorm. Det kan derfor være lurt å bruke et system som ivaretar deltagernes opplysninger på en sikker måte, samt forenkler dine oppgaver. Når du samler inn deltageropplysninger, må du ha GDPR i bakhodet. Opplysningene må enkelt kunne slettes, samtidig som du skal ta vare på kvitteringer for kjøp i 5 år. Deltagerne bør kunne finne denne informasjonen i personvernerklæringen ved påmelding.

Gjennomføring og evaluering av arrangementet

Hvis du nå både har planlagt godt og ivaretatt deltagerne dine underveis, vil du stille med gode kort til generalprøven. Hvis du har lagt en plan B, skal det også gå bra dersom det skjer ting underveis. Husk å delegere oppgaver og vær en god vert ved å være tilstede og ta deg av gjester og deltagere. Allerede underveis kan du evaluere hvordan det har gått. Dersom det er et bedriftsarrangement, vil det være naturlig å sende ut en evaluering til deltagerne i etterkant, slik at du kan få mer innsikt i hvordan du har gjort det som arrangør. Det kan være viktig lærdom å ta med seg til neste arrangement. 

Spør oss om hvordan du kan bruke et påmeldingssystem for dine arrangement

Trenger du et system for å ta imot påmelding, betaling, kommunisere med deltagerne, som har innebygd personvern og gir deg gode rapporter og mulighet for å sende ut evaluering? Da kan du booke en demo med oss, så viser vi deg hvordan Pindena kan hjelpe deg å ivareta dine deltagere og oppgaver som arrangør.