Påmeldingsfrist gir deg kontroll på forhånd

Alle arrangører som har behov for å planlegge noe rundt arrangementet eller kurset, trenger litt tid i forkant. Da er det lurt å sette en påmeldingsfrist, slik at du rekker å forberede detaljene. Enten det er å bestille nok mat, bekrefte antall rom til hotellet, sørge for transport eller avlyse dersom det er for få som har meldt seg på.

I Pindena kan du velge når påmeldingsfristen skal være. Dersom du vil holde det åpent helt frem til arrangementet starter, kan du sette påmeldingsfristen til etter startdato.

Ingen påmeldingsfrist – men fortsatt kontroll

Du kan selvfølgelig tillate påmelding frem til aktiviteten starter. I Pindena setter du da påmeldingsfristen senere enn starttid for aktiviteten. Dersom det kommer deltagere som ikke har meldt seg på, kan du ha innsjekk ved inngangen slik at alle allikevel må registrere seg. Da kan du ha QR-koden til skjema lett tilgjengelig, slik at deltagerne kan skanne den for å komme til skjema.

Synes du det virker unødvendig å registrere deltagere når arrangementet er i gang? Det kan være nyttig å vite hvor mange mennesker du har samlet i lokalet i forhold til sikkerhet. I tillegg er det smart med tanke på å kunne sende informasjon underveis eller i etterkant.

Endringsfrist – for mindre administrasjon av påmeldte deltagere

Du kan velge å la deltagerne selv endre sin informasjon i skjema etter at de har meldt seg på. Deltagerne får alltid en bekreftelse ved påmelding, og her kan de gå tilbake til linken sin for påmelding. Ved å gjøre endringer og lagre, vil de motta en ny påmeldingsbekreftelse. Og du har selvfølgelig oppdatert informasjon og logger i Pindena.

Muligheten for endring gjør det også enkelt for deg å legge til flere felter i skjema og be deltagerne fylle inn mer informasjon selv om de allerede er påmeldt.

Avmeldingsfrist – sikre økonomien

Frist for avmelding knytter seg ofte til betaling og forpliktelser som arrangøren har til leverandører på arrangementet. Dersom det er bestilt lokaler, hotellrom, servering, foredragsholdere og underholding, så må dette avbestilles i god tid for å unngå utgifter. Det er ikke uvanlig at deltagerne må betale et gebyr dersom de melder avbud. Her er det helt opp til arrangøren å velge om deltagerne skal slippe unna med et avbestillingsgebyr, eller om de må betale hele summen etter avmeldingsfristen.

Kort oppsummert

1. Påmelding – Deltagerne kan melde seg på før fristen
2. Endring – Deltagere kan endre påmeldingen sin selv frem til fristen
3. Avmelding – Deltagere kan melde seg av før fristen