1. Sørg for at teknikken funker

Teknologien er alfa og omega for den gode konferanseopplevelsen, og du bør planlegge arrangementet i god tid og lage en detaljert kjøreplan. Husk at det må være rom for tekniske feil eller problemer. Ikke regn med at alt går på skinner, og ha en plan B. Det kan være deltagere som får problemer med å logge seg på, få lyd eller vise video. Det kan hjelpe å sende ut en påminnelse og oppfordre deltakerne til å logge seg på i god tid, slik at du kan hjelpe dem som har tekniske problemer før eventet starter. Stressnivået vil også bli lavere om du har valgt et enkelt og intuitivt verktøy. En trygg plattform er en god start.

2. Innhold med god kvalitet og visuelle effekter

Webinar og digitale konferanser er en ypperlig måte å inkludere deltagere som ikke har mulighet til å delta fysisk. Planlegg visuelt innholdet, som en presentasjon eller video, slik at publikum får en god opplevelse. God kvalitet på lyd, lys og bilde generelt kan erstatte energien man ellers ville kjent på mellom foredragsholder og publikum. 

3. Skap god stemning og interaksjon

Sørg for å se deltagerne gjennom kamera slik at de føler seg som endel av ditt publikum. Ved å variere mellom videopresentasjoner, interaksjon med deltakere og breakout-groups kan du gi det digitale arrangementet en vitalitet og energi som kan være på høyde med et fysisk arrangement. Det er en fordel at alt kan spilles inn mens det foregår, slik at man kan oppleve konferansen i ettertid eller se presentasjonen fra webinaret på nytt.

4. Hold på oppmerksomheten og engasjementet

Gjør arrangementet spennende og hold på oppmerksomheten ved å tilby en god blanding av både video, chat, avstemminger, quiz og konkurranser. Lange digitale foredrag på hybrid konferanser er ikke er heldig. Legg derfor inn pauser og tilby varierte aktiviteter underveis. Eller enda bedre, hold det kort og interresant. Følg god skikk for presentasjon med et poeng per slide. På webinar kan du nevne deltagere og si hei når de logger seg på. Du kan også nevne deltagere som legger inn kommentarer i chatten og sende ut meningsmålinger underveis, som gjør at man føler seg inkludert.

5. La deltagerne stille spørsmål eller kommentere

Vil du åpne opp enda mer, kan du ha med en moderator som chatter med deltagerne underveis, og svarer på spørsmål som måtte dukke opp. Du kan også legge terskelen lavere ved å holde avstemminger eller be om tilbakemelding ved å gi tommel opp eller ned. Dersom du ønsker å legge opp til muntlig deltagelse bør du begrense antall deltagere. Et alternativ er å sette opp grupperom slik at det blir mulig for deltagerne å spre seg. På en store konferanser med flere hundre deltagere må innspill og kommentarer skje via chat, og her vil det være nødvendig med en eller flere moderatorer for å bistå foredragsholder med å svare. 

6. Gjør et godt førsteinntrykk

Invitasjonen du sender til deltagere bør være informativ, enkel å besvare og gjøre et godt førsteinntrykk. Om du sender invitasjon pr e-post eller deler en link på nettsiden din, bør du ha et påmeldingssystem for å administrere deltagerne. Ved å lage et påmeldingsskjema blir det enkelt for deltagerne å melde seg på, fremfor å måtte sende en e-post som du må behandle manuelt. Det blir også enklere å følge opp deltagerne, da du får en digital deltagerliste hvor du kan sende e-post og sms. På den måten kan du ivareta deltagerne og møter kundene dine på en profesjonell måte. 

Skal du holde webinar, eller en hybrid konferanse?

Prøv Pindena påmeldingssystem gratis og uforpliktende til ditt neste digitale arrangement 👇🏻